Tietovarannot ja rekisterit

Mikä on asiakirjajulkisuuskuvaus

Tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti Pyhärannan kunnan on ylläpidettävä kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista, asiarekisteristä ja asiakirjoista. Kuvaus tehdään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi ja kuvauksesta käytetään nimitystä asiakirjajulkisuuskuvaus.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kerrotaan missä laajuudessa asioiden käsittelyssä ja kunnan palveluja käytettäessä kerätään tietoja kuntalaisista, palvelujen käyttäjistä ja henkilöstöstä. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoitus on palvella kuntalaisia helpottamalla asiakirja- ja tietopyyntöjen tekemistä.

Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt tulee yksilöidä siten että kunta voi selvittää mitä asiakirjaa pyyntö koskee (JulkL 621/1999, 13 §). Kunnan velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietoaineistoja kunnalla on, palvelee hallinnon avoimuutta.

Tietoaineistojen kuvausten yhteydessä on lueteltu hakutekijöitä, joilla tietoja voidaan hakea tietovarannon sisältämistä tietojärjestelmistä tai arkistoista. Asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää myös ohjeet siitä, miten tietoja voidaan pyytää.

Asiakirjajulkisuuskuvausta ylläpidetään ja päivitetään jatkuvasti, jotta varmistetaan siinä kuvattujen tietojen ajantasaisuus.

Tietovarannot ja rekisterit

Tiedonhallintayksikkö on tiedonhallintalain 2 §:n 2 kohdan mukaan viranomainen, esimerkiksi kunta, jonka tehtävänä on järjestää tiedonhallinta tiedonhallintalain vaatimusten mukaisesti.

Tietovarannolla tarkoitetaan kunnalle kuuluvien tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.

Asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Looginen tietovaranto eli rekisteri tarkoittaa rekisteröityjen henkilötiedoista koostuvaa tietojoukkoa, josta tiedot ovat saatavilla tietyin perustein. Rekisteri voi koostua yhdestä tai useammasta, eri paikoissa sijaitsevasta tietolähteestä.  Loogisen rekisterin käsite tarkoittaa sitä, että samaan käyttötarkoitukseen kerätyt henkilötiedot kuuluvat samaan henkilörekisteriin.

Pyhärannan kunnan tietovarantoihin ja rekistereihin kerätään lakien ja säännösten mukaisia kunnan palvelujen käyttäjien ja palveluntuottajien sekä henkilöstö- ja taloushallinnon tarvitsemia tietoja ja asiakirjoja. Tallennettuja tietoja tietovarannoista ja rekistereistä haetaan esim. henkilön nimellä, henkilötunnuksella, kiinteistötunnuksella tai asianumerolla (diaarinumerolla) tai hakusanalla

Fyysinen tietovaranto eli arkisto tarkoittaa järjestelmää, jonka kohteena ovat asiakirjaryhmät ja niiden tallennus. Arkisto tarkoittaa myös asiakirjojen säilytystä, kuljetusta että yleistä hallinnointia, sekä asiakirjojen säilytykseen tarkoitettua tilaa tai rakennusta. Pyhärannan kunnan tietovarantoja ja rekistereitä on sekä analogisessa (paperi) että digitaalisessa (sähköisessä) muodossa.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä luonnollista henkilöä, jonka tietoja rekisterissä käsitellään. Se on rekisteristä riippuen esimerkiksi asiakas, kuten kuntalainen tai esimerkiksi organisaation työntekijä tai yhteistyökumppani.

Pyhärannan kunnan tietojen ja asiakirjojen käsittelyssä, säilyttämisessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan lakien (kuntalain, hallintolain, EU-tietosuoja-asetuksen ja kansallisen tietosuojalain, julkisuuslain, tiedonhallintalain, tehtäväkohtaisen erityislain sekä arkistolain) asettamia säännöksiä ja määräyksiä.

Rekisteri / TietovarantoKäyttötarkoitusRekisterinpitäjä
Asianhallinnan rekisteri ja tietovarantoKuntaan vireille tulleet asiat ja asiakirjat, diaariKunnanhallitus / Hallintopalvelut
LuottamushenkilörekisteriKunnan luottamushenkilöiden yhteystietojen ja palkkioiden maksussa tarvittavien tietojen hallinnointiKunnanhallitus / Hallintopalvelut
SidonnaisuusrekisteriKunnan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuustietojen ylläpito niistä sidonnaisuuksista elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, johtotehtävistä sekä luottamustoimista, merkittävästä varallisuudesta sekä muista sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessaKunnanhallitus / Hallintopalvelut
Taloushallinnon palvelujen rekisteri ja tietovarantoKunnan kirjanpidon, osto- ja myyntilaskujen ja maksuliikenteen hoitaminen sekä palkkakirjanpitoKunnanhallitus / Talouspalvelut
Vaalien toimittamiseen liittyvä henkilörekisteriValtiollisten, kunnallisten ja EU-parlamenttiedustajavaalien toimittamiseen liittyvien äänioikeusrekisteritietojen ja äänestyksiin osallistuneiden rekisteritietojen hallinnointiKeskusvaalilautakunta
Henkilöstöhallinnon rekisteri ja tietovarantoKunnan henkilöstöhallintoon ja palkanmaksuun liittyvien henkilöstöasioiden hallinnointiKunnanhallitus / Henkilöstöpalvelut
Kuntarekryn tietovarantoHenkilöstön rekrytointiin liittyvien tietojen hallinnointiKunnanhallitus / Henkilöstöpalvelut
Etsivän nuorisotyön asiakastietorekisteri ja tietovarantoNuorten ja huoltajien yhteystietojen ja palvelujen suunnittelun sekä toimenpidetietojen hallinnointiKunnanhallitus / Hallintopalvelut
Koulukuljetuspalvelujen (esi- ja perusopetus) rekisteri ja tietovarantoKuljetusten järjestämiseen tarvittavien oppilaiden ja huoltajien sekä palveluntuottajien tietojen hallinnointiPerusopetus
Perusopetuksen ja lukion oppilasrekisteri ja tietovarantoOppilas-, opettaja- ja henkilöstötietojen, opetuksen järjestämisen, arvioinnin ja kodin ja koulun välisen tiedottamisen hallinnointiPerusopetus
Varhaiskasvatuksen asiakas- rekisteri ja tietovarantoVarhaiskasvatuksen ja kerhotoiminnan piirissä olevien lasten, huoltajien ja sidosryhmien tietojen hallinnointiVarhaiskasvatus
Varhaiskasvatuksen esiopetuksen asiakasrekisteri ja tietovarantoEsiopetuksen piirissä olevien lasten, huoltajien ja sidosryhmien tietojen hallinnointiVarhaiskasvatus
Koulupsykologi- ja kuraattoripalveluiden asiakasrekisteriKäynti- ja asiakastietojen hallinnointiPerusopetus
Kirjaston asiakasrekisteri ja tietovarantoKirjaston asiakastiedotKirjastopalvelut
Yksityisen hoidontuen kuntalisän asiakasrekisteri ja tietovarantoTuen myöntämiseksi ja maksatuksen hoitamiseksi tarvittavien tietojen hallinnointiVarhaiskasvatus
Kunnan kiinteistöjen kameravalvonnan rekisteri ja tietovarantoAika- ja paikkasidonnainen kuvatallenne kunnan valvottavista toimitiloistaRakennusvalvonta
Kunnan omistamien asuntojen ja muiden tilojen, sekä maa- alueiden vuokraamisen liittyvät tietovarannotVuokralaisiin ja vuokranmaksuun liittyvät tiedotRakennusvalvonta
Yksityisteiden yhteyshenkilörekisteri tietovarantoTiekunnan yhteyshenkilöiden ja yksityisteiden tietojen hallinnointiRakennusvalvonta
Maa-aineslupien käsittely ja maa-ainesten ottamisen valvontarekisteri ja tietovarantoKiinteistön, luvan hakijan, omistajan, yhteyshenkilöiden yhteystietojen ja lupien hallinnointiRakennusvalvonta
Ympäristönsuojeluviranomaisen lupa- ja valvonta- rekisteri ja tietovarantoAsiakkaan, kiinteistön ja yhteistyötahojen tietojen sekä lupien hallinnointiRakennusvalvonta
Rakennusvalvonnan palvelujen asiakas- ja vastuuhenkilörekisteri tietovarantoKiinteistönomistajan, yhteyshenkilön ja vastuuhenkilöiden tietojen hallinnointiRakennusvalvonta
Vesihuollon ja vesilaskutuksen rekisteri ja tietovarantoAsiakastietojen, liittymissopimusten, kulutustietojen, laskutuksen ja maksujen valvonnan hallinnointiVesihuoltolaitos
Sosiaalipalveluiden tietovarannotSosiaaltietojen, mukaan lukien vanhus- ja vammaispalveluiden, hallinnointiSosiaalitoimi

Hakutekijät, joilla asiakirjoja voi hakea

Hakutekijöinä voi käyttää esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, kiinteistötunnusta tai asianumeroa (diaarinumeroa).

Tiedon antamisesta päättävä viranhaltija

Pyhärannan kunnan hallintosäännön mukaan kunnanvaltuuston asiakirjojen tietopyynnöistä päättää hallintojohtaja.

Muiden toimielinten tietopyynnöistä vastaa kyseisen toimielimen esittelijä, eli toimialueen johtava viranhaltija. Hallintosäännön mukaan toimielin voi myös päättämässään laajuudessa siirtää asiakirjan antamista koskevaa viranomaisen ratkaisuvaltaansa alaiselleen viranhaltijalle.

Salassa pidettäviä asiakirjoja ja tietoja luovutetaan vain niille tahoille, joilla on salassa pidettävään tietoon oikeus.

Jos pyydettyjä asiakirjoja tai tietoja ei katsota voitavan antaa, tietoja pyytäneelle tulee kertoa perustelut sekä tieto siitä, että hän voi halutessaan saada tietopyyntönsä viranomaisen ratkaistavaksi. Toimielimen ja viranhaltijan päätökseen tiedon ja asiakirjan antamisessa haetaan muutosta hallintovalituksella suoraan hallinto-oikeudelta.

Yhteystiedot

Tietopyynnöt toimitaan kuntaan joko sähköisesti kunta@pyharanta tai kirjallisesti osoitteeseen Pajamäentie 4, 23950 Pyhäranta.