Tietovarannot ja rekisterit
Mikä on asiakirjajulkisuuskuvaus
Tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti Pyhärannan kunnan on ylläpidettävä kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista, asiarekisteristä ja asiakirjoista. Kuvaus tehdään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi ja kuvauksesta käytetään nimitystä asiakirjajulkisuuskuvaus.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kerrotaan missä laajuudessa asioiden käsittelyssä ja kunnan palveluja käytettäessä kerätään tietoja kuntalaisista, palvelujen käyttäjistä ja henkilöstöstä. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoitus on palvella kuntalaisia helpottamalla asiakirja- ja tietopyyntöjen tekemistä.
Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt tulee yksilöidä siten että kunta voi selvittää mitä asiakirjaa pyyntö koskee (JulkL 621/1999, 13 §). Kunnan velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietoaineistoja kunnalla on, palvelee hallinnon avoimuutta.
Tietoaineistojen kuvausten yhteydessä on lueteltu hakutekijöitä, joilla tietoja voidaan hakea tietovarannon sisältämistä tietojärjestelmistä tai arkistoista. Asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää myös ohjeet siitä, miten tietoja voidaan pyytää.
Asiakirjajulkisuuskuvausta ylläpidetään ja päivitetään jatkuvasti, jotta varmistetaan siinä kuvattujen tietojen ajantasaisuus.
Tietovarannot ja rekisterit
Tiedonhallintayksikkö on tiedonhallintalain 2 §:n 2 kohdan mukaan viranomainen, esimerkiksi kunta, jonka tehtävänä on järjestää tiedonhallinta tiedonhallintalain vaatimusten mukaisesti.
Tietovarannolla tarkoitetaan kunnalle kuuluvien tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.
Asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Looginen tietovaranto eli rekisteri tarkoittaa rekisteröityjen henkilötiedoista koostuvaa tietojoukkoa, josta tiedot ovat saatavilla tietyin perustein. Rekisteri voi koostua yhdestä tai useammasta, eri paikoissa sijaitsevasta tietolähteestä. Loogisen rekisterin käsite tarkoittaa sitä, että samaan käyttötarkoitukseen kerätyt henkilötiedot kuuluvat samaan henkilörekisteriin.
Pyhärannan kunnan tietovarantoihin ja rekistereihin kerätään lakien ja säännösten mukaisia kunnan palvelujen käyttäjien ja palveluntuottajien sekä henkilöstö- ja taloushallinnon tarvitsemia tietoja ja asiakirjoja. Tallennettuja tietoja tietovarannoista ja rekistereistä haetaan esim. henkilön nimellä, henkilötunnuksella, kiinteistötunnuksella tai asianumerolla (diaarinumerolla) tai hakusanalla
Fyysinen tietovaranto eli arkisto tarkoittaa järjestelmää, jonka kohteena ovat asiakirjaryhmät ja niiden tallennus. Arkisto tarkoittaa myös asiakirjojen säilytystä, kuljetusta että yleistä hallinnointia, sekä asiakirjojen säilytykseen tarkoitettua tilaa tai rakennusta. Pyhärannan kunnan tietovarantoja ja rekistereitä on sekä analogisessa (paperi) että digitaalisessa (sähköisessä) muodossa.
Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä luonnollista henkilöä, jonka tietoja rekisterissä käsitellään. Se on rekisteristä riippuen esimerkiksi asiakas, kuten kuntalainen tai esimerkiksi organisaation työntekijä tai yhteistyökumppani.
Pyhärannan kunnan tietojen ja asiakirjojen käsittelyssä, säilyttämisessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan lakien (kuntalain, hallintolain, EU-tietosuoja-asetuksen ja kansallisen tietosuojalain, julkisuuslain, tiedonhallintalain, tehtäväkohtaisen erityislain sekä arkistolain) asettamia säännöksiä ja määräyksiä.
| Rekisteri / Tietovaranto | Käyttötarkoitus | Rekisterinpitäjä |
|---|---|---|
| Asianhallinnan rekisteri ja tietovaranto | Kuntaan vireille tulleet asiat ja asiakirjat, diaari | Kunnanhallitus / Hallintopalvelut |
| Luottamushenkilörekisteri | Kunnan luottamushenkilöiden yhteystietojen ja palkkioiden maksussa tarvittavien tietojen hallinnointi | Kunnanhallitus / Hallintopalvelut |
| Sidonnaisuusrekisteri | Kunnan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuustietojen ylläpito niistä sidonnaisuuksista elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, johtotehtävistä sekä luottamustoimista, merkittävästä varallisuudesta sekä muista sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa | Kunnanhallitus / Hallintopalvelut |
| Taloushallinnon palvelujen rekisteri ja tietovaranto | Kunnan kirjanpidon, osto- ja myyntilaskujen ja maksuliikenteen hoitaminen sekä palkkakirjanpito | Kunnanhallitus / Talouspalvelut |
| Vaalien toimittamiseen liittyvä henkilörekisteri | Valtiollisten, kunnallisten ja EU-parlamenttiedustajavaalien toimittamiseen liittyvien äänioikeusrekisteritietojen ja äänestyksiin osallistuneiden rekisteritietojen hallinnointi | Keskusvaalilautakunta |
| Henkilöstöhallinnon rekisteri ja tietovaranto | Kunnan henkilöstöhallintoon ja palkanmaksuun liittyvien henkilöstöasioiden hallinnointi | Kunnanhallitus / Henkilöstöpalvelut |
| Kuntarekryn tietovaranto | Henkilöstön rekrytointiin liittyvien tietojen hallinnointi | Kunnanhallitus / Henkilöstöpalvelut |
| Etsivän nuorisotyön asiakastietorekisteri ja tietovaranto | Nuorten ja huoltajien yhteystietojen ja palvelujen suunnittelun sekä toimenpidetietojen hallinnointi | Kunnanhallitus / Hallintopalvelut |
| Koulukuljetuspalvelujen (esi- ja perusopetus) rekisteri ja tietovaranto | Kuljetusten järjestämiseen tarvittavien oppilaiden ja huoltajien sekä palveluntuottajien tietojen hallinnointi | Perusopetus |
| Perusopetuksen ja lukion oppilasrekisteri ja tietovaranto | Oppilas-, opettaja- ja henkilöstötietojen, opetuksen järjestämisen, arvioinnin ja kodin ja koulun välisen tiedottamisen hallinnointi | Perusopetus |
| Varhaiskasvatuksen asiakas- rekisteri ja tietovaranto | Varhaiskasvatuksen ja kerhotoiminnan piirissä olevien lasten, huoltajien ja sidosryhmien tietojen hallinnointi | Varhaiskasvatus |
| Varhaiskasvatuksen esiopetuksen asiakasrekisteri ja tietovaranto | Esiopetuksen piirissä olevien lasten, huoltajien ja sidosryhmien tietojen hallinnointi | Varhaiskasvatus |
| Koulupsykologi- ja kuraattoripalveluiden asiakasrekisteri | Käynti- ja asiakastietojen hallinnointi | Perusopetus |
| Kirjaston asiakasrekisteri ja tietovaranto | Kirjaston asiakastiedot | Kirjastopalvelut |
| Yksityisen hoidontuen kuntalisän asiakasrekisteri ja tietovaranto | Tuen myöntämiseksi ja maksatuksen hoitamiseksi tarvittavien tietojen hallinnointi | Varhaiskasvatus |
| Kunnan kiinteistöjen kameravalvonnan rekisteri ja tietovaranto | Aika- ja paikkasidonnainen kuvatallenne kunnan valvottavista toimitiloista | Rakennusvalvonta |
| Kunnan omistamien asuntojen ja muiden tilojen, sekä maa- alueiden vuokraamisen liittyvät tietovarannot | Vuokralaisiin ja vuokranmaksuun liittyvät tiedot | Rakennusvalvonta |
| Yksityisteiden yhteyshenkilörekisteri tietovaranto | Tiekunnan yhteyshenkilöiden ja yksityisteiden tietojen hallinnointi | Rakennusvalvonta |
| Maa-aineslupien käsittely ja maa-ainesten ottamisen valvontarekisteri ja tietovaranto | Kiinteistön, luvan hakijan, omistajan, yhteyshenkilöiden yhteystietojen ja lupien hallinnointi | Rakennusvalvonta |
| Ympäristönsuojeluviranomaisen lupa- ja valvonta- rekisteri ja tietovaranto | Asiakkaan, kiinteistön ja yhteistyötahojen tietojen sekä lupien hallinnointi | Rakennusvalvonta |
| Rakennusvalvonnan palvelujen asiakas- ja vastuuhenkilörekisteri tietovaranto | Kiinteistönomistajan, yhteyshenkilön ja vastuuhenkilöiden tietojen hallinnointi | Rakennusvalvonta |
| Vesihuollon ja vesilaskutuksen rekisteri ja tietovaranto | Asiakastietojen, liittymissopimusten, kulutustietojen, laskutuksen ja maksujen valvonnan hallinnointi | Vesihuoltolaitos |
| Sosiaalipalveluiden tietovarannot | Sosiaaltietojen, mukaan lukien vanhus- ja vammaispalveluiden, hallinnointi | Sosiaalitoimi |
Hakutekijät, joilla asiakirjoja voi hakea
Hakutekijöinä voi käyttää esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, kiinteistötunnusta tai asianumeroa (diaarinumeroa).
Tiedon antamisesta päättävä viranhaltija
Pyhärannan kunnan hallintosäännön mukaan kunnanvaltuuston asiakirjojen tietopyynnöistä päättää hallintojohtaja.
Muiden toimielinten tietopyynnöistä vastaa kyseisen toimielimen esittelijä, eli toimialueen johtava viranhaltija. Hallintosäännön mukaan toimielin voi myös päättämässään laajuudessa siirtää asiakirjan antamista koskevaa viranomaisen ratkaisuvaltaansa alaiselleen viranhaltijalle.
Salassa pidettäviä asiakirjoja ja tietoja luovutetaan vain niille tahoille, joilla on salassa pidettävään tietoon oikeus.
Jos pyydettyjä asiakirjoja tai tietoja ei katsota voitavan antaa, tietoja pyytäneelle tulee kertoa perustelut sekä tieto siitä, että hän voi halutessaan saada tietopyyntönsä viranomaisen ratkaistavaksi. Toimielimen ja viranhaltijan päätökseen tiedon ja asiakirjan antamisessa haetaan muutosta hallintovalituksella suoraan hallinto-oikeudelta.
Pyhärannan kunnan hankinta- ja riskienhallintaohjeet
Yhteystiedot
Tietopyynnöt toimitaan kuntaan joko sähköisesti kunta@pyharanta.fi tai kirjallisesti osoitteeseen Lasikuja 6, 27320 Ihode.